كيفية تنسيق رسالة بريد إلكتروني احترافية
عندما ترسل استفسارًا عن وظيفة أو تتقدم لوظيفة ، أو تكتب مراسلات مهنية أخرى ، فمن المهم تنسيق بريدك الإلكتروني بشكل احترافي كما تفعل مع أي خطاب عمل آخر.
بعد كل شيء ، يتلقى الجميع - بمن فيهم مديرو التوظيف - الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تبرز بسبب المحتوى ، وليس بسبب أخطاء ، أو تنسيق رديء ، أو لغة غير رسمية بشكل مفرط
ملاحظة:
استخدم خطًا يمكن قراءته بحجم 10 أو 12 نقطة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
أرسل رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالبحث عن وظيفة من عنوان بريد إلكتروني متخصص.
من الناحية المثالية ، يجب أن يتضمن عنوان بريدك الإلكتروني مزيجًا من اسمك الأول واسم العائلة أو الاسم الأول والأخير.
كيفية تنسيق رسالة بريد إلكتروني
- يجب أن يتم تنسيق رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك مع وجود مسافات بين الفقرات وعدم وجود أخطاء مطبعية أو أخطاء نحوية.
- لا تخطئ بين الطول والجودة - اجعل بريدك الإلكتروني موجزًا ومباشرًا.
- تجنب الجمل المفرطة التعقيد أو الطويلة.
- اجعل من السهل على مستلمي البريد الإلكتروني إجراء مسح ضوئي سريع عبر البريد الإلكتروني الخاص بك ومعرفة سبب إرسال البريد الإلكتروني.
- قم بتدقيقها ، تمامًا كما تفعل مع أي مراسلات أخرى.
- إذا كنت قلقًا حقًا بشأن الأخطاء ، ففكر في طباعة مسودة البريد الإلكتروني. غالبًا ما يكون اكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية في نسخة ورقية أسهل مما هو عليه أثناء المراجعة على الشاشة.
الموضوع Subject
لا تنس تضمين سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني.
إذا نسيت تضمين واحدة ، فمن المحتمل ألا يتم فتح رسالتك. استخدم سطر الموضوع لتلخيص سبب مراسلتك عبر البريد الإلكتروني. بعض الأمثلة على سطور الموضوع القوية:
طلب مساعد تسويق – أحمد ثابت
طلب مقابلة إعلامية
شكرًا لك - مقابلة مساعد تسويق
التحية
فى قسم التحية : إذا كان لديك اسم الشخص الذى تحاول التواصل معه ، فقم بإرسال بريدك الإلكتروني إلى عزيزي السيد / السيدة + الاسم الاول أو اللقب Dear Mr./Ms + LastName.
إذا أمكن ، ابحث عن اسم مدير التوظيف. يتم تضمين هذه المعلومات في بعض الأحيان في قائمة الوظائف. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاستخدم مواقع مثل LinkedIn لتحديد الشخص الذي يمكن الاتصال به ، أو تحقق من موقع الشركة على الويب للحصول على معلومات.
إذا كان هناك رقم اتصال ، فيمكنك أيضًا الاتصال بمكتب الاستقبال بالشركة ومعرفة ما إذا كان بإمكان موظف الاستقبال تقديم معلومات.
تحقق من شبكة معارفك الخاصة أيضًا: هل تعرف أي شخص يعمل في الشركة وقد يكون قادرًا على مشاركة المزيد من المعلومات؟
نص الرسالة
عندما تكتب رسالتك ، قم بتضمين بضع فقرات قصيرة:
مقدمة (من أنت) (الفقرة الأولى)
سبب كتابتك (الفقرة الثالثة الثانية والثالثة الاختيارية)
ثم الشكر
إذا كنت تتقدم لوظيفة ، فقم بنسخ ولصق خطاب التغطية الخاص بك في رسالة البريد الإلكتروني أو اكتب خطاب التغطية بك في نص رسالة البريد الإلكتروني. إذا طلب منك إعلان الوظيفة إرسال سيرتك الذاتية كمرفق ، أرسل سيرتك الذاتية كملف PDF أو مستند word
عندما تستفسر عن الوظائف أو الشبكات المتاحة ، كن واضحًا بشأن سبب كتابتك والغرض من رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك.
الخاتمة:
قم بتضمين خاتمة رسمية ، مثل صدق sincerely أو تحياتى regards، عند إنهاء رسالتك.
التوقيع:
من المهم إنشاء توقيع بريد إلكتروني وتضمين توقيعك مع كل رسالة ترسلها.
قم بتضمين اسمك الكامل وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في توقيع بريدك الإلكتروني ، حتى يتمكن مدير التوظيف من رؤية كيفية الاتصال بك في لمحة.
يمكنك أيضًا تضمين رابط إلى صفحة ملفك الشخصي على LinkedIn أو موقع الويب الخاص بك بحيث يمكن لمسؤولي التوظيف ومديري التوظيف بسهولة العثور على مزيد من المعلومات عنك.
لا تنسى المرفقات
غالبًا ما يتضمن إرسال بريد إلكتروني للبحث عن وظيفة إرفاق ملفات أو سيرة ذاتية أو ملف عمل أو نموذج عمل آخر. تأكد من إعادة التحقق من إرفاق جميع الملفات المذكورة في بريدك الإلكتروني قبل الضغط على زر "إرسال".
مثال على نموذج إيميل جاهز:
Subject Line of Email Message: Sales Representative Position - Your Name
Salutation: Dear Mr./Ms. Last Name or Dear Hiring Manager:
I am writing today to inquire about the possibility of applying for a position as ……….
Sincerely,
Your Name
Email address
Phone
LinkedIn profile URL (optional)
