أخصائي التوثيق أو اختصاصي التوثيق أو متخصص التوثيق أو كما يُعرف بالإنجليزية ب Documentation Specialist وفى بعض المؤسسات يُسمى ب مراقب المستندات Document Controller أو منسق التوثيق Documentation Coordinator وهو مسؤول إداري عن صيانة مستندات الشركة. وظيفته هي تخزين وفهرسة واسترجاع الوثائق. قد يتضمن ذلك الاحتفاظ بالملفات الورقية أو الملفات الإلكترونية أو حتى قواعد البيانات. يقوم أخصائى التوثيق بتطوير وصيانة أنظمة لتخزين المستندات ، ومسؤول أيضاً عن أمان المستندات والوصول إليها.
يعمل متخصصو التوثيق في مجموعة واسعة من القطاعات ، لا سيما في مجال الرعاية الصحية والقانونية والمالية.
قد يعملون كجزء من فريق الوثائق أو قد يتخصصون في نوع معين من المستندات ، مثل العقود أو الوثائق الطبية.
قد تختلف مسؤوليات وظيفة أخصائي التوثيق باختلاف الصناعة ، ومع الأساليب المستخدمة لتخزين واسترداد المستندات في أي وظيفة معينة. لكن جميع متخصصي التوثيق تقريبًا يشاركون هذه المسؤوليات الأساسية في عملهم اليومي:
1) إدخال المستندات :
يتمثل جزء أساسي من مهمة متخصصي التوثيق في تخزين المستندات أو إدخالها بشكل صحيح في نظام السجلات. قد يحتاجون أيضًا إلى فهرسة مدخلاتهم في قاعدة بيانات.
2) الحفاظ على سلامة الوثائق:
غالبًا ما يتعين على متخصصي التوثيق تحرير المستندات أو مراجعتها ، خاصةً عند العمل في مجالات متخصصة مثل قسم القروض بالبنك أو المنشأة الطبية أو قسم العقود في إحدى المؤسسات. يقومون بمراقبة في جميع المستندات التي تدخل وتخرج من التخزين.
3) تخزين المستندات :
يقوم متخصصو التوثيق بتطوير وصيانة أنظمة لتخزين المستندات واسترجاعها ، ويساعدون في تدريب الموظفين الآخرين على استخدام النظام بكفاءة. كما أنهم مسؤولون عن أمان المستندات وتعيين الوصول إلى المستندات.
4) تقديم المساعدة الإدارية:
كمسؤول إداري ، غالبًا ما تتضمن وظيفة أخصائي التوثيق مهام إدارية أخرى ، بما في ذلك حفظ الملفات والمسح الضوئي والفاكس وتكوين التقارير وإجراء البحوث وإدخال البيانات.
متخصص التوثيق الناجح يهتم بالتفاصيل وقادر على العمل مع حجم كبير من المستندات في بيئة سريعة الوتيرة.
من أهم ما يتسم به أخصائى التوثيق أنه منظم للغاية وذات توجه عملي بالإضافة إلى امتلاك مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة ، لأن الوظيفة تتضمن التفاعل مع جميع مستويات المؤسسة.
ويمكن تصنيف المهارات بشكل عام إلى ثلاث مجموعات: (أضف هذه المهارات إلى سيرتك الذاتية لتعزيز فرصك في الحصول على وظيفة كأخصائي توثيق):
المهارات أساسية
- الخبرة التحليلية الأساسية Basic analytical experience
- إتقان مهارات الكتابة Proficient typing skills
- تنظيم البيانات وتخزين المعرفة Data organization and storage knowledge
- القدرة على العمل بشكل مستقل وفي بيئة جماعية Able to work independently and in a team environment
- القدرة على تحديد أولويات المسؤوليات والالتزام بالمواعيد النهائية Able to prioritize responsibilities and adhere to deadlines
- تجربة تحسين التوثيق السريري (CDI)
- إظهار الصفات القيادية مثل القدرة على تحفيز الأفراد والجماعات وتعليمهم
- معرفة عملية بأنظمة ضمان الجودة و cGMPs
- برامج الكمبيوتر مثل برامج معالجة النصوص وبرامج جداول البيانات وأنظمة قواعد البيانات
- معدات مسح الوثائق
