موظف الاستقبال هو موظف يشغل منصبًا إداريًا ويتم تنفيذ العمل عادةً في منطقة انتظار مثل ردهة أو مكتب استقبال تابع لمنظمة أو شركة. يُنسب موظف استقبال العنوان إلى الشخص الذي يتم توظيفه من قبل منظمة استقبال أي زوار أو مرضى أو عملاء والرد على المكالمات الهاتفية.
يستخدم مصطلح مكتب الإستقبال في العديد من الفنادق لقسم إداري حيث قد تشمل واجبات موظف الاستقبال أيضًا حجوزات الغرف وتسجيل الضيف وعمل أمين الصندوق والتحقق من الائتمان والتحكم في المفاتيح وخدمة البريد والرسائل.
يغطي موظفو الإستقبال العديد من مجالات العمل لمساعدة الشركات التي يعملون بها ، بما في ذلك تحديد المواعيد ، والتسجيل ، وحفظ السجلات ، والمهام المكتبية الأخرى.
يشار إلى موظف الاستقبال أحيانًا بالمساعد الإداري.
وعلى وجه العموم غالبًا ما يكون موظفو الاستقبال أول موظف يتواصل معه الجمهور أو العميل. إنهم مسؤولون عن تكوين انطباع أول جيد عن المنظمة ، والذي يمكن أن يؤثر على نجاح المنظمة.
محتويات الصفحة
يقوم موظفو الإستقبال عادة بما يلي:
- الرد على المكالمات الهاتفية وفحصها وإعادة توجيهها
- الترحيب بالعملاء الزائرين وغيرهم من الزوار واصطحابهم إلى وجهات محددة
- المساهمة في أمن المكتب من خلال المساعدة في مراقبة وصول الزوار
- الحصول على المعلومات أو المستندات أو ارسالها باستخدام جهاز كمبيوتر أو بريد أو جهاز فاكس
- تنفيذ مهام الدعم الإداري الأخرى ، مثل الاحتفاظ بتقاويم المواعيد
- نسخ المستندات والسجلات وحفظها
- جمع وفرز وتوزيع وإعداد عمليات تسليم البريد
- معالجة وإعداد قسائم السفر أو غيرها من الوثائق
على الرغم من أن بعض المهام شائعة لدى معظم موظفي الاستقبال ، إلا أن مسؤولياتهم المحددة تختلف اعتمادًا على مؤسسة عملهم. فعلى سبيل المثال ، قد يقوم موظفو الاستقبال في المستشفيات ومكاتب الأطباء بجمع معلومات المرضى الشخصية والتأمينية وتوجيه المرضى إلى غرفة الانتظار المناسبة.
في مقر الشركة ، يمكنهم الترحيب بالزوار وإدارة جدولة غرفة مجلس الإدارة أو منطقة المؤتمرات المشتركة.
في صالونات التجميل أو تصفيف الشعر ، يرتبون المواعيد ، ويوجهون العملاء إلى مصفف الشعر ، وقد يعملون كصرافين.
في المصانع والشركات الكبرى والمكاتب الحكومية ، قد يقدم موظفو الاستقبال بطاقات هوية للزوار ويرتبون للمرافقين لنقل الزوار إلى المكتب المناسب.
يرد العاملون في شركات الحافلات والقطارات على استفسارات الركاب حول المغادرين والقادمين والتوقفات والمسائل الأخرى ذات الصلة.
يستخدم موظفو الاستقبال الهاتف وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة الإلكترونية الأخرى. على الرغم من الاستخدام الواسع للبريد الصوتي أو الأنظمة الآلية الأخرى ، لا يزال العديد من موظفي الاستقبال يأخذون الرسائل ويبلغون الموظفين الآخرين بقدوم الجمهور أو العملاء أو بإلغائهم للمواعيد.
عندما لا يكونون مشغولين ، عادة ما يُتوقع من موظفي الاستقبال مساعدة الموظفين الإداريين الآخرين من خلال القيام بمجموعة متنوعة من المهام المكتبية.
قد يكون العمل الذي يقوم به بعض موظفي الاستقبال متعبًا ومتكررًا ومرهقًا لأنهم قد يقضون طوال اليوم في الرد على رنين الهواتف باستمرار وفي بعض الأحيان يواجهون متصلين صعبين أو غاضبين. قد يضطر بعض موظفي الاستقبال ، بما في ذلك أولئك الذين يعملون في المستشفيات ودور رعاية المسنين ، إلى العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع.
موظفو الاستقبال لديهم شخصيات مميزة بصفات مميزة خاصة بهم مثل : المنطقية والتنظيم. وبعضهم أيضًا مغامرون ، مما يعني أنهم مغامرون وطموحون وحازمون ومنفتحون وحيويون ومتحمسون وواثقون ومتفائلون.
- مهارات الاتصال الكتابي واللفظي
- خدمة العملاء
- تعدد المهام وتحديد الأولويات
- الإلمام بـ Microsoft Office
- حل المشاكل
- القدرة على العمل تحت الضغط
- الانتباه للتفاصيل
- الصبر
- آداب الهاتف Phone Etiquette
- الالتزام بالسياسات والإجراءات
- إدخال البيانات
- جدولة المواعيد
- التنظيم
بينما يستمر العديد من الأشخاص الذين يعملون كموظفي استقبال في هذا المنصب طوال حياتهم المهنية ، قد يتقدم بعض موظفي الاستقبال إلى وظائف إدارية أخرى ، مثل:
- ممثل خدمة العملاء
- أو المرسل Dispatcher
- أو المحاورين Interviewer
- أو السكرتير
- أو مساعد الإنتاج Production assistant
- أو المساعد الشخصي
- أو المساعد التنفيذي
في الشركات الصغيرة ، مثل مكتب الطبيب أو المحامي ، قد يكون موظف الاستقبال هو مدير المكتب المسؤول عن مجموعة متنوعة من العمليات التجارية على مستوى الإدارة الوسطى. على سبيل المثال ، في الفنادق ، يتم دائمًا دمج دور موظف الاستقبال الليلي دائمًا مع أداء توحيد الحساب اليومي وإعداد التقارير ، والمعروف بشكل خاص باسم التدقيق الليلي.
