محتويات الصفحة
Job description:
- To ensure that the Managing Director’s administrational and operational tasks are being fulfilled in a professional and efficient manner.
Responsibilities:
- Manage the calendar, schedule meetings and, preparing agendas and assist the MD in staying on track with the daily schedule.
- Responsible for travel arrangements and requirements, including obtaining visas respectively.
- Provides smooth communication between the MD’s office and internal departments/directors, demonstrating leadership qualities in maintaining open and transparent communication and support to the Senior Leadership team.
- Communicates directly and on behalf of the MD with Board members and other Directors on matters relating to the MD.
- Assist MD in meeting preparation and timely communication, both written and oral, with employees and external audiences. This may include drafting correspondence and preparing other required presentations/documentation with minimal supervision.
- Manage all incoming requests into the MD’s office (via mail, phone or email), and making sure they are addressed.
- Successfully completes critical aspects of deliverables with a hands on approach, including drafting acknowledgement letters, personal correspondence, and other tasks that facilitate the MD’s ability to lead effectively.
- Prioritizes conflicting needs, handles matters expeditiously, proactively and follows through on projects to successful completion often with tight deadlines.
- Discreet and confidential handling of sensitive company information.
- Work with internal audiences and MD’s direct reports to ensure agendas and deadlines are met.
- Manage and oversee that all expenses and invoices are processed such as medical health reimbursements.
- Documenting minutes of Senior Leadership Team meetings and other meetings as required.
- Responsible for arranging any MD’s offsite meetings and other functions.
- Undertake special projects under the direction of the MD and perform other duties as needed.
- Ad-hoc support with projects, activities and tasks as needed.
Requirements:
Knowledge, Skills and Abilities:
- Excellent command of English
- Excellent attention to detail
- Strong work ethic
- Proactive and efficient way of working
- Customer oriented, approachable and strong interpersonal skills
- Excellent written and verbal communication skills
- Good influencing and negotiation skills
- Excellent organization, time management and problem-solving skills
- Excellent MS Office skills (advanced)
Requisite Education and Experience / Minimum Qualifications:
- University degree in Business Administration or related area
- Minimum 7-10 years year experience in supporting senior management ideally within (sporting) apparel/fashion/shoes or FMCG industry
Job Details:
Job/ Career : EXECUTIVE ASSISTANT
Location : Dubai | UAE
Contract Type: Full time
Company: Adidas
Team : Administrative
Job Posting date: 20 - 10 - 2021
Job closing date: not known
تعليقات هامة
الوظيفة (مساعد تنفيذي / سكرتاريه فى شركة أديداس) ومتطلبات الوظيفة كالتالى:
المعرفة والمهارات والقدرات:
- إجادة اللغة الإنجليزية
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل
- أخلاقيات عمل قوية
- طريقة عمل استباقية وفعالة
- مهارات التعامل مع العملاء الموجهة نحو العملاء ، ودودة وقوية
- مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
- مهارات جيدة في التأثير والتفاوض
- مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت وحل المشكلات
- مهارات ممتازة في MS Office (متقدمة)
التعليم والخبرة المطلوبة / الحد الأدنى من المؤهلات:
- شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
- خبرة لا تقل عن ٧-١٠ سنوات في دعم الإدارة العليا بشكل مثالي في صناعة الملابس / الأزياء / الأحذية (الرياضية) أو صناعة السلع الاستهلاكية (FMCG)
المهام الوظيفية:
- إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال ومساعدة العضو المنتدب في البقاء على المسار الصحيح مع الجدول الزمني اليومي.
- مسؤول عن ترتيبات السفر ومتطلباته ، بما في ذلك الحصول على التأشيرات على التوالي.
- توفير الاتصال السلس بين مكتب MD والإدارات / المديرين الداخليين ، مما يدل على الصفات القيادية في الحفاظ على التواصل المفتوح والشفاف والدعم لفريق القيادة العليا.
- التواصل مباشرة وبالنيابة عن العضو المنتدب مع أعضاء مجلس الإدارة والمديرين الآخرين في الأمور المتعلقة بالعضو المنتدب.
- مساعدة MD في التحضير للاجتماعات والتواصل في الوقت المناسب ، كتابيًا وشفهيًا ، مع الموظفين والجماهير الخارجية. قد يشمل ذلك صياغة المراسلات وإعداد العروض التقديمية / الوثائق الأخرى المطلوبة مع الحد الأدنى من الإشراف.
- إدارة جميع الطلبات الواردة إلى مكتب MD (عبر البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني) ، والتأكد من أنها موجهة.
- إكمال بنجاح الجوانب الحاسمة للنتائج مع نهج عملي ، بما في ذلك صياغة خطابات الاعتراف والمراسلات الشخصية وغيرها من المهام التي تسهل قدرة MD على القيادة بفعالية.
- إعطاء الأولوية للاحتياجات المتضاربة ، ويعالج الأمور على وجه السرعة وبشكل استباقي ويتابع المشاريع حتى اكتمالها بنجاح في كثير من الأحيان مع مواعيد نهائية ضيقة.
- معالجة سرية وسرية لمعلومات الشركة الحساسة.
- العمل مع الجماهير الداخلية والتقارير المباشرة للعضو المنتدب لضمان الوفاء بجداول الأعمال والمواعيد النهائية.
- إدارة والإشراف على معالجة جميع النفقات والفواتير مثل التعويضات الصحية الطبية.
- توثيق محاضر اجتماعات فريق القيادة العليا والاجتماعات الأخرى كما هو مطلوب.
- مسؤول عن ترتيب أي اجتماعات خارج الموقع ووظائف أخرى لـ MD.
- القيام بمشاريع خاصة تحت إشراف العضو المنتدب وأداء واجبات أخرى حسب الحاجة.
- دعم خاص بالمشاريع والأنشطة والمهام حسب الحاجة.
كارت ببعض المعلومات عن شركة أديداس :
أديداس (بالألمانية: adidas) شركة ملابس رياضية مقرها ألمانيا، وهي علامة تجارية تتألف من عدة شركات ...........(للمزيد من المعلومات زورونا من خلال صفحة المعلومات بالاسفل)
المقر الرئيسي: هرتسوغن آوراخ، ألمانيا
العنوان فى الإمارات: دبي - الإمارات العربية المتحدة
مواقع التواصل الاجتماعى الخاصة بهم :
لزيارة الموقع الرسمى للشركة - اضغط على :
للتسجيل فى الوظيفة , اضغط على :
