محتويات الصفحة
Role Purpose:
- The position is responsible to perform various secretarial tasks including diary management, travel bookings and provide daily support as required for the line manager effectively and in a timely manner to ensure smooth day to day functioning in the assigned area.
- In addition, she will be responsible to manage general office administration work for Egypt Head office.
- The role will also support the marketing function in some tasks.
Job/ Career : Executive Assistant
Location: Egypt
Company: Majid Al Futtaim
Job Posting-Date: 22-10-2020
Responsibilities :
- Type various executive correspondences, take notes and transcribes dictations.
- Manages the general administration and office procedures to ensure the timely completion of tasks.
- Co-ordinate and liaise with all Department Heads / Managers in the office as per Line Manager’s instructions for periodic Status Reports, arranging staff meetings, etc.
- Attend to telephone calls for the Line Manager including routine enquiries and complaints etc.
- Screen the calls and direct accordingly.
- Maintain Line Manager’s schedule and take responsibility for time allocation. Well plan the office priorities and keep projects and deadlines in mind. Accordingly arrange meetings for the Line Manager including travel arrangements.
- Receive incoming mail, faxes and help Line Manager to sort, action & filing.
- Draft routine response letters for minor issues for Line Manager’s approval.
- Assist the Line Manager in related data collection and perform basic research in preparing various reports and proposals.
- Files and retrieves records and correspondences.
- Responsible for office stationery & Paper warehouse including requests & suppliers with their POs until payment.
- Responsible for office Kitchen Supplies including water, coffee etc. with the related payments
- Responsible for handling the fleet coordination for 6 cars to satisfy the requests received from employees & handling the supplier POs until payment.
- Handling the company fleet petty cash & the related settlement
- Handling monthly Fixed lines invoices & related PO’s
- Handling DHL courier service with the related PO & payment
- Handling Archiving company services with the related PO & payment
- Support the WR Marketing Director in some Admin tasks such as travel booking, calendar invitations, raising documents on DocuSign etc.
- Support the Marketing function in: updating Mobile portal, consolidating the monthly footfall & sales reports to send to the regional HO, Sustainability reports, updating the trackers per Mall, Raising PRs & POs.
- Monitor on a regular basis supplier payments & follow up on pending Oracle PO requests to make sure it’s done in a timely manner.
- Keep sensitive material in the custody as and when requested and maintain confidentiality at all times.
- Observes and implements established office policies and procedures.
- Undertake any ad-hoc assignments given by the Line Manager.
- Ensure compliance with the MAFP SMBU’s Code of Conduct, Departmental policies and HC Policies and Procedures at all times.
- Be the advocate and ambassador of aligning and cascading the MAFP values in SMBU and ensure its adherence and exhibit the same all the time.
Job Details:
Job/ Career : Executive Assistant
Location: Egypt
Company: Majid Al Futtaim
Job Posting-Date: 22-10-2020
Job Closing-Date: not known
المختصر المفيد
الوظيفة ( مساعد تنفيذى (سكرتاريه) فى شركة ماجد الفطيم ) ومسئوليات الوظيفة كالتالى:
1) كتابة المراسلات التنفيذية المختلفة ، وتدوين الملاحظات وكتابة الإملاءات
2) الإدارة العامة وإجراءات المكتب لضمان إنجاز المهام في الوقت المناسب
3) التنسيق والاتصال مع جميع رؤساء / مديري الأقسام في المكتب وفقًا لتعليمات المدير المباشر لتقارير الحالة الدورية ، وترتيب اجتماعات الموظفين ، إلخ
4) حضور المكالمات الهاتفية للمدير المباشر بما في ذلك الاستفسارات الروتينية والشكاوى وما إلى ذلك. فحص المكالمات وتوجيهها وفقًا لذلك
5) المحافظة على الجدول الزمني للمدير المباشر وتحمل مسؤولية تخصيص الوقت.
6) التخطيط جيدًا لأولويات المكتب والاحتفاظ بالمشاريع والمواعيد النهائية في الاعتبار. وفقًا لذلك
7) القيام بترتيب اجتماعات المدير المباشر بما في ذلك ترتيبات السفر
وغيرهم من المسئوليات
- للمزيد من المعلومات عن الوظيفة >>> نص الإعلان هو الإنجليزى فوق وفيه تفاصيل أكثر
- للتسجيل فى الوظيفة >>> اضغط على زر( التسجيل الآن) بالأسفل
- لزيارة إعلان الوظيفة على الموقع الرسمى للشركة >>> اضغط على زر( التسجيل الآن) بالأسفل
- لمعرفة المزيد من المعلومات عن الشركة >>> اضغط على زر (صفحة المعلومات) بالأسفل
كارت ببعض المعلومات عن شركة ماجد الفطيم :
مجموعة ماجد الفطيم هى شركة إماراتية تمتلك الكثير من مراكز التسوق ومحلات التجزئة وأيضاً العديد من المؤسسات الترفيهية في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا ..........( لمعرفة المزيد عن الشركة زورنا من خلال صفحة المعلومات بالاسفل )
المقر الرئيسى : دبي- الإمارات العربية المتحدة
العنوان الرئيسى فى مصر : القاهرة
العنوان الرئيسى فى الإمارات : البرج رقم 1- الطابق 10 مركز تسوق سيتي سنتر ديرة - ص.ب. 91100 - دبي- الإمارات العربية المتحدة
العنوان الرئيسى فى مصر : القاهرة
العنوان الرئيسى فى الإمارات : البرج رقم 1- الطابق 10 مركز تسوق سيتي سنتر ديرة - ص.ب. 91100 - دبي- الإمارات العربية المتحدة
مواقع التواصل الاجتماعى الخاصة بهم :
لزيارة الموقع الرسمى للشركة - اضغط على :
للتسجيل فى الوظيفة , اضغط على :
