محتويات الصفحة
Role description:
- Under general direction, performs varied, difficult, sensitive and confidential office administrative, project related functions for the Managing Director and Assistant Managing Director; and performs related duties as assigned.
Responsibilities:
- Provides administrative and project focused support to the Managing Director
- Manage and own the Managing Director’s calendar, travelling, meetings and overall time management.
- Maintains the Managing Director’s calendars; coordinates, arranges and confirms meetings.
- Serve as general secretary for the management team forums e.g. takes minutes, organize agendas and meetings, activate actions and follow through projects implementation.
- Coordinates work with other executive and support staff to ensure a high performance, customer service-oriented work environment.
- Types and/or drafts memoranda, correspondence, and other documents and reports often of a highly sensitive and confidential nature.
- Strong power point presentations.
- Experience in Graphics Design is preferred.
- Draft Power points Presentations for the Managing Director and the overall communications
- Ensures materials and reports for signature are accurate and complete; proofreads and checks typed and other materials for accuracy, completeness and compliance with District standards, policies and procedures.
- Schedules, prepares agenda and meeting materials and types minutes for various meetings.
- Receives telephone calls, providing information and handling issues that may require sensitivity and use of sound, independent judgment.
- Responds to requests for information and complaints, refers matters to appropriate District staff and/or takes or recommends action to resolve the request or complaint.
- Reviews, determines the priority and routes incoming correspondence, reports, requests and instructions; handles or refers matters as directed.
- Acts as liaison in coordinating matters between the Managing Director’s Office and other department heads and managers.
- Refers or recommends referral of matters to appropriate departments and staff for action and report.
- Researches and assembles information from a variety of sources for the preparation of reports and correspondence for the Managing Director.
- Represents the Managing Director’s office and the District on internal committees and task forces and with external groups and organizations.
- Performs other duties as assigned.
Requirements:
- 3 years experience as executive assistant\secretary or office manager
- Advanced Power point Skills is a plus
- Fluent English, business typing and communication.
- Advanced MS Office Skills
- Office administrative and management practices and procedures.
- Principles and practices of sound business communication.
- Project management knowledge / experience
- District organization, rules, policies and procedures, including travel/training and expense reporting.
- Basic functions of public agencies, including the role and responsibilities of a public governing board.
- Rules and regulations for the conduct of public meetings.
- Budgeting, record keeping, filing and purchasing practices and procedures
Job Details:
Job/ Career : Executive Assistant
Location : Jeddah, Saudi Arabia
Company: Abbott
Category: Business Support
Job posting date : 15 - 9 - 2021
Job closing date: not known
تعليقات مهمة
الوظيفة (مساعد تنفيذى / سكرتاريه فى شركة أبوت) ومتطلبات الوظيفة كالتالى:
- خبرة ٣ سنوات كمساعد تنفيذي / سكرتير أو مدير مكتب
- مهارات باور بوينت المتقدمة ميزة إضافية
- إجادة اللغة الإنجليزية وكتابة الأعمال والتواصل.
- مهارات متقدمة في مايكروسوفت أوفيس
- الممارسات والإجراءات الإدارية والتنظيمية للمكتب.
- مبادئ وممارسات الاتصال التجاري السليم.
- معرفة / خبرة إدارة المشروع
- تنظيم المنطقة ، والقواعد والسياسات والإجراءات ، بما في ذلك تقارير السفر / التدريب والنفقات.
- الوظائف الأساسية للهيئات العامة ، بما في ذلك دور ومسؤوليات مجلس الإدارة العامة.
- قواعد ولوائح تسيير الاجتماعات العامة.
- ممارسات وإجراءات الميزانية ، وحفظ السجلات ، وحفظ الملفات والشراء
والمهام الوظيفية:
- تقديم الدعم الإداري والمشاريع المركزة للمدير العام
- إدارة وامتلاك تقويم المدير العام والسفر والاجتماعات وإدارة الوقت بشكل عام.
- تنسيق وترتيب وتأكيد الاجتماعات.
- العمل كسكرتير عام لمنتديات فريق الإدارة على سبيل المثال.
- تنظيم جداول الأعمال والاجتماعات وتنشيط الإجراءات ومتابعة تنفيذ المشاريع.
- تنسيق العمل مع الموظفين التنفيذيين وموظفي الدعم الآخرين لضمان بيئة عمل موجهة نحو خدمة العملاء عالية الأداء.
- أنواع و / أو مسودات المذكرات والمراسلات والوثائق والتقارير الأخرى غالبًا ما تكون ذات طبيعة حساسة وسرية للغاية.
- عروض باور بوينت قوية.
- خبرة في تصميم الجرافيك.
- باور بوينتس العروض التقديمية للمدير العام والاتصالات الشاملة
- ضمان دقة واكتمال المواد والتقارير الخاصة بالتوقيع ؛ التدقيق والفحص المطبوع وغيرها من المواد للتأكد من دقتها واكتمالها والامتثال لمعايير وسياسات وإجراءات المنطقة.
- جدولة وإعداد جدول الأعمال ومواد الاجتماع وأنواع محاضر الاجتماعات المختلفة.
- استقبال المكالمات الهاتفية ، وتقديم المعلومات ومعالجة القضايا التي قد تتطلب الحساسية واستخدام الحكم السليم المستقل.
- الاستجابة لطلبات المعلومات والشكاوى ، وإحالة الأمور إلى موظفي المنطقة المناسبين و / أو اتخاذ أو التوصية بإجراء لحل الطلب أو الشكوى.
- التراجع وتحديد الأولوية وتوجيه المراسلات الواردة والتقارير والطلبات والتعليمات ؛ معالجة أو الإشارة إلى الأمور حسب التوجيهات.
- العمل كحلقة وصل في تنسيق الأمور بين مكتب المدير العام ورؤساء الإدارات والمديرين الآخرين.
- الإشارة أو التوصية بإحالة الأمور إلى الإدارات والموظفين المناسبين لاتخاذ الإجراءات والتقرير.
- الأبحاث وتجميع المعلومات من مصادر متنوعة لإعداد التقارير والمراسلات للمدير العام.
- تمثيل مكتب المدير العام والمنطقة في اللجان الداخلية وفرق العمل ومع المجموعات والمنظمات الخارجية.
- تأدية واجبات أخرى .
كارت ببعض المعلومات عن شركة أبوت :
مختبرات أبوت (تعرف بالإنجليزية :Abbott Laboratories) هي شركة طبية أمريكية متعددة الجنسيات وشركة رعاية صحية مقرها في مركز أبوت بارك للأعمال في بحيرة بلاف ، إلينوي ، الولايات ...........( لمعرفة المزيد عن زورونا من خلال Meetup بالاسفل )
المقر الرئيسى : مركز أبوت بارك للأعمال في بحيرة بلاف ، إلينوي ، الولايات المتحدة
العنوان فى مصر : اول القاهرة الجديدة، محافظة القاهرة
العنوان فى السعودية : الرياض
العنوان فى الإمارات : دبي - الإمارات العربية المتحدة
مواقع التواصل الاجتماعى الخاصة بهم :
لزيارة الموقع الرسمى للشركة - اضغط على :
للتقديم فى الوظيفة , اضغط على :
